Każdy z nas ma często wrażenie, że ma ‘za dużo’ rzeczy na głowie. Nasze plany ciągną się daleko, a lista zadań wydaje się nie mieć końca. Najgorsze jest to, że w ostatnim stadium po prostu czujemy się bezradni i w efekcie nie robimy nic.
Patrzysz na niekończącą się listę swoich zadań do zrobienia i nie możesz ruszyć z miejsca… Systemy zarządzania czasem mówią jak sobie radzić z takimi sytuacjami: choćby GTD (Getting Things Done), czy Zen To Done. Jednak to, że wiemy jak, wcale nie znaczy, że tak robimy. Rozdźwięk pomiędzy tym, jak chcielibyśmy podejść do załatwienia tych spraw, a tym jak rzeczywiście podchodzimy – dodatkowo frustruje. To, że wiesz jak powinieneś się zabrać za listę spraw, nie tyle pomaga, co jeszcze bardziej denerwuje – bo zamiast to zrobić, denerwujesz się, że tak nie robisz..
Czasami ilość obowiązków i zadań wyrzuca więc na mieliznę: masz tyle rzeczy do zrobienia, że … tkwisz w miejscu, wykonując ‘działania pozorowane’ – byle dalej od tego, co naprawdę masz zrobić. Absurdalne, ale niestety prawdziwe. W takiej sytuacji potrzebna jest chwila oddechu i zebranie w sobie motywacji by ruszyć z miejsca z poszczególnymi zadaniami. W systematyczny, konsekwentny sposób. Jak sobie z tym poradzić?
Wyluzuj
Przede wszystkim odpuść na chwilę. Spróbuj nabrać dystansu i jeszcze raz na spokojnie zweryfikuj listę rzeczy, które chcesz zrobić. Może wcale nie jest tego tak dużo? A może jest coś, z czego już teraz możesz zrezygnować? Zakładam, że listę zadań masz gdzieś zapisaną – wtedy dopiero jest na czym pracować. Gdy wszystko kłębi się w głowie, to bardzo trudno jest to ogarnąć. Każde z zadań powinieneś mieć tak opisane, by można było je wykonać. Jak ognia unikaj enigmatycznych wpisów, które wprowadzają jedynie zamęt. „Roadmapa”, „zadbać o zdrowie”, „założyć działalność” to zadania, które są źle opisane, na zbyt wysokim poziomie i nie da się ich wykonać 'jednorazowo’. Rozbij je na mniejsze, konkretniejsze działania i dobrze opisz tak, by można je było wykonać.
Dekomponuj
Dzielenie zadania na mniejsze to tak zwana dekompozycja. Tutaj z pomocą przyjdą Tobie systemy takie jak TaskBeat. TaskBeat pozwala na rozbijanie trudnych zadań na mniejsze etapy, a te na zadania. Poszczególne zadania możesz również rozbijać na kroki. W ten sposób tworzysz mapę faktycznych działań do wykonania, co pozwoli Tobie realizować poszczególne kroki biorąc jedno zadanie po drugim. Rozbijanie trudnych zadań na poszczególne działania powinno zmotywować Cię do pracy, zwłaszcza, jeżeli uda się Tobie tak podzielić zadania, aby każde z nich dało się zrealizować w ciągu jednego dnia.
Ustaw kolejność
Usuwaj zadania, które nie mogą lub nawet nie powinny być realizowane. Jeżeli na Twojej liście znajduje się wiele starych zadań, które straciły mocno na aktualności, nie ma sensu zaprzątać sobie nimi głowy. Po prostu usuwaj je lub archiwizuj, w ten sposób szybciej dotrzesz do tych, na których najbardziej Tobie zależy. Ponownie TaskBeat pozwala przeglądać nawet złożone mapy zadań w postaci jednej listy. Lista zadań w TaskBeat ma szczególną cechę. Jeżeli dobrze zdekomponujesz swoje zadania, zobaczysz je na liście do zrobienia we właściwej kolejności. Większość narzędzi zmusza nas do ciągłego porządkowania i przeglądu zadań, co jest męczące. TaskBeat pokazuje Tobie najważniejsze dziesięć zadań na dzisiaj i właśnie na tych powinieneś się skupić.
Comments are closed.